Die ordentliche Mitgliederversammlung findet einmal jährlich statt. Sie wird mit einer Frist von mindestens vier Wochen unter Bekanntgabe der Tagesordnung vom Vorsitzenden durch Anzeige in der Fachzeitschrift „tankstelle“ auf den dortigen Verbandsseiten einberufen. Die Versammlungsunterlagen liegen auf der Verbandsgeschäftsstelle zur Einsichtnahme aus; jedes Mitglied kann unentgeltlich eine Ablichtung oder Abschrift verlangen.

Anträge für die Mitgliederversammlung müssen mindestens vierzehn Tage vorher bei der Geschäftsstelle per Brief oder Telefax eingegangen sein (nicht elektronisch, nicht telefonisch).

Die Mitgliederversammlung findet nach Entscheidung des Vorsitzenden entweder als Präsenzveranstaltung oder virtuell im Online-Verfahren statt. Bei einer Online-Versammlung ist die Teilnahme mit gängigen Programmen sichergestellt; die Einladung erfolgt ebenfalls durch Anzeige in der Fachzeitschrift „tankstelle“.